馬上辦｜AI 職場申訴暨員工意見管理系統

職場申訴＋意見管理

馬上辦整合職場申訴案件管理與職安法規定的員工意見箱，讓 HR 從申訴收件到意見回饋，每一個環節都有依據、每個期限都不遺漏，打造員工敢說話的職場環境。具名申訴走正式調查程序；匿名意見只收件、回覆與追蹤改善。

• 依勞動部《職場霸凌防治措施指導手冊》設計案件流程
• 職業安全衛生法 §6 員工意見管道
• 依台灣個人資料保護法（PDPA）設計資料處理
• AI 輔助操作完整稽核留存

HR 在職場申訴與意見管理最常遇到的困境

沒有專屬系統，處理一件職場申訴案件可能耗掉整個 HR 團隊數週，員工意見更往往石沉大海。

• 紙本流程費時費力：申訴書、訪談紀錄、調查報告各自為政，資訊散落在 Email、LINE 和紙本表單之間，版本混亂，難以追蹤進度。
• 法定期限容易遺漏：受理、調查、通知各階段都有法定期限，稍有疏忽就面臨行政裁罰風險。
• 員工意見缺乏正式管道：職安法第 6 條明定雇主應提供安全申訴管道，但多數企業仍靠信箱或口頭反映，無法留存紀錄、追蹤改善，存在法規風險。

一件申訴從收件到結案，每一步都對應法條

期限由系統依受理日自動計算，文件依勞動部指導手冊附錄格式產出。AI 只做草稿，判斷留給 HR 與調查委員。

正式申訴：具名提出，進入調查程序

1. 線上收件（附錄 3）：員工用手機或電腦提交具名申訴，申訴書依附錄 3 格式建立，案件即時通知 HR 團隊，告別紙本信箱與漏件風險。
2. 受理登錄：系統依受理日自動計算法定期限，排除台灣國定假日，即時顯示剩餘天數與逾期警示。
3. 調查訪談（附錄 10）：AI 依案件背景產出申訴人、被申訴人、證人專屬的訪談問題，含五大標準問題；貼上逐字稿，即依附錄 10 整理成正式訪談紀錄，自動標記受訪者身分。
4. 調查報告（附錄 11）：彙整所有訪談紀錄，AI 依附錄 11 一～四章輸出報告草稿，不含法律判斷；五、六章留白，由調查委員填寫事實認定。系統同步追蹤調查報告的法定期限。
5. 結案：報告匯出與結果通知：HR 確認報告後一鍵匯出 PDF，並將調查結果通知申訴人。
6. 稽核保存：每一次 AI 輔助採用都自動寫入稽核日誌，記錄操作人員、時間與動作，隨時可調閱。

員工意見箱：匿名提出，只回覆與追蹤改善，不進入調查程序（職業安全衛生法 §6）

1. 匿名收件：提交後系統只保留意見內容與分類，不記錄提交者的身分識別資訊，HR 也無法追蹤意見來源。
2. HR 即時回覆：HR 即時收件並回覆，每一則意見都留存紀錄。
3. 改善追蹤：意見進入改善追蹤流程，確保每一則意見都有下文。

申訴人、HR 專員、HR 主管、調查委員各自擁有獨立的視角與操作權限；敏感案件資料加密儲存。

三個角色，一套完整流程

具名申訴從 HR 調查到委員會決議，匿名意見從收件到回覆與改善追蹤，每個環節都在同一個系統裡完成。

員工：表達意見或提出申訴

員工可具名提出正式申訴，或透過意見箱匿名回饋，手機電腦均可操作。

• 職場申訴（具名）
• 匿名意見箱（職安法）
• 即時通知 HR 收件
• 申訴書符合附錄 3 格式

HR：受理申訴與 AI 輔助調查

HR 受理具名申訴、分配調查委員，AI 面板全程輔助訪談整理與報告撰寫；匿名意見由 HR 回覆並追蹤改善。

• 自動計算法定期限
• AI 四步驟工作流程
• 多委員協作
• 全程稽核記錄
• 意見改善進度追蹤

調查委員：具名申訴的調查與報告產出

具名申訴調查完成後，由調查委員填寫事實認定，匯出報告 PDF，並將結果通知申訴人。

• 一鍵匯出 PDF 報告
• 符合附錄 11 格式
• 結果通知申訴人

導入方式

公司想導入，歡迎聯絡討論；可協助完成組織與申訴類型等設定，並提供操作培訓。

讓每一位員工，都能被認真對待

馬上辦幫助企業建立讓員工敢說話、放心說話的職場環境。

常見問題

馬上辦是什麼系統？ 馬上辦是 AI 輔助的職場申訴暨員工意見管理系統，整合勞動部《職場霸凌防治措施指導手冊》的案件流程與職業安全衛生法 §6 的員工意見箱，讓 HR 從申訴收件到結案，每個法定期限都不遺漏。

馬上辦符合哪些台灣法規要求？ 依勞動部《職場霸凌防治措施指導手冊》、職業安全衛生法 §6 員工意見管道規定與台灣個人資料保護法（PDPA）設計。系統依職場霸凌、性騷擾等案件類型，分別追蹤受理、調查、通知各階段的法定期限，並產出附錄 3、10、11 格式文件。導入前建議由貴公司法務確認適用法規與期限設定。

員工意見箱如何保護匿名性？ 全程匿名設計，提交後系統只保留意見內容與分類，不記錄提交者的身分識別資訊。HR 管理者無法追蹤意見來源。匿名意見只收件、回覆與追蹤改善，不進入調查程序；正式調查只處理具名申訴。

AI 如何協助申訴調查？ 針對具名申訴的調查，提供四步驟輔助：① 依申訴人、被申訴人、證人身分產出訪談問題指引；② 整理訪談紀錄重點；③ 依勞動部附錄格式草擬調查報告；④ 提供流程合規建議。所有 AI 輔助操作均記入稽核日誌。

申訴案件資料保存多久？ 稽核紀錄完整留存，隨時可調閱。所有案件紀錄、訪談摘要、調查報告均加密儲存，並提供完整的存取日誌。

馬上辦適合多大的企業？ 各種規模的台灣企業都能使用，從 50 人以下到 300 人以上的集團都有對應方案，特別適合需依法建立申訴管道的企業。依職業安全衛生法規定，雇主應設員工意見管道，馬上辦提供這個管道，無論 HR 團隊規模大小都能使用。

如何開始使用馬上辦？ 公司想導入，歡迎聯絡討論；可協助完成組織與申訴類型等設定，並提供操作培訓。